Чи потрібне вашому бізнесу програмне забезпечення для управління цифровими активами?

Програмне забезпечення DAM - що воно може зробити для вашої студії

Програмне забезпечення для управління цифровими активами дозволяє підприємствам безпечно зберігати, керувати та ділитися сучасним веб-вмістом та цифровим досвідом. Сюди входять зображення продуктів, PDF-файли та, найчастіше, відео для ефективного продажу товарів в Інтернеті. Існують також паспорти, демонстрації продуктів та брошури для керування як цифровою, так і друкованою рекламою. 

Якщо ви не використовуєте програмне забезпечення DAM, швидше за все, у вашому бізнесі є система, що поєднує процеси. Зазвичай, це відбувається з багатьма відключеними інструментами та базами даних. Однак такі системи часто є ресурсомісткими та дорогими. Вони передбачають безліч ручних кроків, а також робочу силу, необхідну для кожного етапу виробництва.

Але коли настав час інвестувати в більш комплексне рішення РДН? У цій публікації ми допоможемо вам оцінити, як ви керуєте цифровим вмістом і ділитеся ним сьогодні. Ми розглянемо больові точки, з якими стикаються різні типи компаній, і як системи DAM впливають на загальні витрати та продажі. Читайте далі, щоб дізнатися більше, зокрема, коли ваша компанія може отримати найбільшу користь від програмного забезпечення DAM.

‍

‍

‍

Коли розглядати можливість інвестування в програмне забезпечення DAM

Загалом, чим більше контенту ви створюєте та поширюєте, тим більше ваш бізнес може скористатися перевагами програмного забезпечення РДН. По-перше, рішення DAM усувають багато ручних і повторюваних процесів. Це дозволяє знизити як довгострокові, так і великі експлуатаційні витрати. 

Програмне забезпечення DAM також може підключати кілька систем. Вони дозволяють підприємствам досягати більшого за менший час і з меншою кількістю залучених людей. Але це не єдині переваги рішень РДН. Давайте розберемося прямо в цьому. Нижче наведено причини, чому різні компанії використовують програмне забезпечення DAM, а також те, як PhotoRobot відповідає потребам клієнтів.

‍

1 - Управління великими обсягами цифрових активів ускладнено

Однією з основних причин, чому компанії розглядають програмне забезпечення DAM, є скорочення часу, необхідного для управління та спільного використання цифрових активів. Як правило, це коли бізнесу потрібен більш стійкий підхід до виробництва та розповсюдження контенту великого обсягу.

Наприклад, PhotoRobot клієнти часто управляють широким спектром цифрових активів. Це відбувається за допомогою автоматизованих рішень студії фотографії продуктів електронної комерції, які значно прискорюють виробництво контенту. Все, що потрібно, це одна фотосесія, щоб відобразити повні галереї зображень разом із маркетинговими ракурсами, відео та фотографією 360 продуктів. 

Потім результати повинні пройти через забезпечення якості, і, нарешті, для публікації або обміну по будь-яких каналах, де з'являється продукт. Проте кожен із цих процесів може бути складним, особливо без програмного забезпечення, яке централізує ваші цифрові активи. Ось чому PhotoRobot інтегрує DAM у свій пакет програмного забезпечення.

‍

Як централізована система РДН полегшує управління

Інтегруючи РДН в робочі процеси клієнтів, PhotoRobot допомагає компаніям:

• Централізувати цифровий контент для полегшення управління, перерозподілу, моніторингу та безпеки.
• Обмежте потребу в додаткових членах команди для обробки та розповсюдження цифрових активів.
• Автоматизуйте широкий спектр повторюваних, повторюваних завдань.
• Зменшуйте операційні витрати та генеруйте більше можливостей для продажів.

‍

‍

‍

2 - Завдання з управління цифровими активами займають занадто багато часу

Ще одна поширена проблема, з якою стикаються компанії, полягає в тому, що для управління своїми цифровими активами просто потрібно занадто багато часу. І зазвичай це пов'язано з незліченною кількістю повторюваних завдань, які стосуються управління вмістом та обміну. Щоб назвати деякі з багатьох, вони включають такі завдання, як:

• Іменування файлів, структурування та форматування для внутрішнього використання (каталоги продуктів, канали електронної комерції) проти зовнішнього використання (розповсюдження серед торговельних посередників). Часто кожен буде мати різні технічні характеристики для різних виходів.
• Керування цифровими правами та дозволами, розповсюдження вмісту серед торговельних посередників і записування того, що і коли виходить.
• Робота з цифровими активами поширена на численних базах даних і платформах.
• Прикріплення, контроль і зв'язування метаданих у всьому вмісті продукту.
• Намагаючись скоротити «час виходу на ринок», щоб покращити можливості продажів.
• Автоматизація якомога більшої кількості процесів для зниження витрат на управління і розподіл активів.

‍

Як програмне забезпечення DAM економить час і витрати на повторювані завдання

Значну частину цінності рішень РДН можна виміряти за рівнем автоматизації, який він приносить студії. Ефективним рішенням РДН стане:

• Частково або повністю автоматизуйте повторювані, трудомісткі завдання.
• Вивільніть людські ресурси, щоб ваша команда могла більше зосередитися на вашому основному бізнесі.
• Знизити операційні витрати на управління та розповсюдження цифрового контенту.
• Покращуйте вміст продукту «час виходу на ринок» і, таким чином, збільшуйте продажі в цілому.

‍

‍

‍

3 - Відстеження всіх цифрових активів - складний процес

Втрата цифрових активів може призвести до втрати продажів. Це так само вірно в електронній комерції, як і в будь-яких продажах і маркетингу. І, справді, легко втратити відстеження цифрових активів без централізованих інструментів та баз даних. Якщо такі зникнуть, це може бути довгим, складним процесом їх отримання. Тим більше при більших обсягах управління цифровими активами.

Візьмемо для загального прикладу одного з найбільших виробничих клієнтів PhotoRobot.

• Уявіть собі виробника, який виробляє лінії від 5 000 до 10 000+ виробів.
• Для кожного продукту виробник має повну галерею нерухомих зображень, маркетингові ракурси та спін 360. 
• Деякі продукти також мають PDF-файли, демонстрації продуктів і 3D-модель електронної комерції або конфігуратор продукту.
• Також є брошури, інформативні брошури та навчальні відео.
• Деякі продукти все ще вимагають зображень, деяким не вистачає інших активів, а деякі готові до публікації.
• Інші залишаються незавершеними роботами на різних етапах виробництва.
• Жоден з цих цифрових активів не є централізованим в єдиній базі даних.

У цьому випадку, як будь-яка одна людина — або команда — могла точно і послідовно гарантувати, що кожен продукт має свої необхідні активи? Це просто неможливо.

‍

Як програмне забезпечення DAM робить можливим управління великим обсягом

Ефективне рішення DAM полегшить управління виробництвом великого обсягу для всієї команди: керівників проектів, фотографів та QA. 

Візьмемо, наприклад, інтегроване управління цифровими активами PhotoRobot.

• Програмне забезпечення централізує цифрові активи та всі пов'язані з ними властивості. 
• Усі активи організовані в різні папки за результатами, кожна з яких легко піддається пошуку.
• Дані та метадані служать вказівниками для пошуку, отримання та доступу до контролю над цифровими активами.
• Члени команди можуть легко отримати доступ до завдань, за які вони відповідають, зі сторінками для менеджерів студій, фотографів, клієнтів або ретушерів.
• Звіти в режимі реального часу показують незавершену роботу членів команди, виконання завдань, завдань і майбутніх проектів.
• Разом з PhotoRobot інтеграцією робочих процесів команди мають видимість цифрових активів у режимі реального часу на кожному етапі виробництва.

‍

‍

4 - Неможливо надати доступ до цифрових активів у будь-який час і в будь-якому місці

Без централізації цифрових активів надання доступу внутрішнім або зовнішнім сторонам, коли вони цього потребують, може бути складним. Насправді іноді це просто неможливо. Члени команди, зовнішні сторони та клієнти часто розподілені в різних часових поясах. Це може означати запити на доступ до цифрових активів цілодобово. 

Коли члени команди не можуть отримати доступ до того, що їм потрібно, коли їм це потрібно, все сповільнюється. Їм або доводиться виробляти нові активи, щоб замінити те, чого не вистачає, або, що ще гірше, розподіляти неповний портфель продуктів. Кожен коштує більше часу, може призвести до менших продажів і має більші операційні витрати.

Візьмемо, наприклад, ретушер на аутсорсингу в стислі терміни, або керівника проекту, якому потрібно публікувати контент вчасно. Якщо вони не можуть отримати доступ до того, що їм потрібно, коли їм це потрібно, продажі, а також ділова репутація знаходяться на межі.

‍

Як програмне забезпечення DAM забезпечує легкий доступ

Програмне забезпечення DAM забезпечить відповідальним членам команди, зовнішнім сторонам і клієнтам доступ до своїх активів абсолютно в будь-який час. Візьмемо, наприклад, управління цифровими активами з PhotoRobot ще раз.

• Програмне забезпечення допомагає підприємствам покласти край «силосам» цифрових активів.
• Користувачі можуть організовувати активи за проектами та папками, і все це в межах однієї системи. 
• Центральна база даних дозволяє легко шукати та отримувати активи в будь-який час.
• Функції зовнішнього обміну спрощують надання доступу клієнтам та аутсорсинговим талантам.
• Користувачі можуть вкладати або переглядати коментарі та інформацію як метадані у файлах.
• Програмне забезпечення базується на браузері, що забезпечує віддалений доступ до цифрових активів. 
• Відповідальні сторони завжди можуть знайти необхідні їм активи, і стежити за незавершеним процесом.
• Рівні дозволів користувачів гарантують, що учасники групи мають доступ лише до завдань, над якими вони працюють, і мають лише відповідну інформацію.

‍

‍

5 - Важко захистити та контролювати всі цифрові активи

Ще однією проблемою є захист усіх цифрових активів, особливо будь-яких незавершених, конфіденційних або надсекретних матеріалів компанії. При відключених системах це може швидко стати некерованим. 

По-перше, хтось повинен взяти на себе стратегію, розробку та впровадження плану безпеки в кількох системах. Потім вони повинні знайти засоби для моніторингу діяльності, забезпечення безпеки та резервного копіювання всіх активів компанії. Це надзвичайно високий порядок, який найчастіше залишає активи вразливими до втрат або крадіжок.

Просто подумайте, скільки часу – і витрат – йде на створення контенту, від самої фотографії до редагування та QA. Ваші активи також надзвичайно важливі для продажів, оскільки час виходу на ринок є головним пріоритетом для маркетингу у великих операціях. Активи, таким чином, потребують надійної безпеки, а також регулярного резервного копіювання про всяк випадок.

‍

Як РДН PhotoRobot забезпечує вищу безпеку

Для того, щоб забезпечити зберігання всіх ваших цифрових активів, PhotoRobot може похвалитися кількома унікальними функціями безпеки.

• PhotoRobot дозволяє користувачам зберігати всі активи в централізованій системі.
• Резервне копіювання автоматизовано, а регулярні аудити забезпечують найвищий рівень безпеки.
• Програмне забезпечення дозволяє розгортати багаторегіональні цифрові активи з аварійним відновленням.
• Всі дані знаходяться в ISO 27001 і захищені через Google Cloud, з доступом тільки через TLS-шифрування.
• Багаторегіональне, географічно надлишкове сховище використовує хмарні обчислення для надмірного зберігання даних принаймні в двох географічних місцях для надійного аварійного відновлення.
• Місця зберігання завжди розташовані на відстані щонайменше 100 миль один від одного, щоб уникнути простоїв.
• Географічне резервування відбувається асинхронно, тоді як дані багаторегіонального зберігання є надлишковими принаймні в одному географічному місці відразу після завантаження.

‍

‍

6 - Розповсюдження вмісту передбачає занадто багато кроків вручну

Якщо ви працюєте з дистриб'юторами або перекупниками, у них будуть свої вимоги до форматування і регулярні терміни. Якщо ви не виправдаєте очікувань, продажі можуть швидко піти на спад, оскільки клієнти не матимуть актуального вмісту для розповсюдження. Тим не менш, форматування та розповсюдження можуть бути, м'яко кажучи, звичайною справою. Це також може бути болісно повільним і дорогим процесом. Давайте знову візьмемо для прикладу більші виробництва.

• Виробники можуть мати сотні торговельних посередників, кожен з яких вимагає своєчасного останнього вмісту.
• Кожен торговельний посередник продає різні набори продукції від виробника.
• Виробник має різні вимоги до формату для кожного торговельного посередника.
• Торговельні посередники очікують специфічного форматування: наприклад, умов іменування файлів, типів файлів, роздільної здатності зображень тощо.

Для середніх і великих виробників це зазвичай вимагає штатного співробітника, відповідального за форматування і поширення. Однак програмне забезпечення DAM все ще може керувати більшою частиною важких підйомів.

‍

Як програмне забезпечення DAM усуває процеси ручної доставки

Форматування та доставка вмісту - це ще одна область, яку програмне забезпечення DAM може частково повністю автоматизувати. Візьмемо для прикладу процес доставки контенту PhotoRobot.

• Програмне забезпечення дозволяє користувачам позначати цифрові активи як «Перевірені», щоб миттєво ділитися роботою з клієнтами для перегляду та публікації.
• Хмарна обробка забезпечує негайну та автоматичну доставку файлів після захоплення зображення.
• Клієнтські сторінки в програмному забезпеченні створюють особистий простір для клієнтів, таких як дистриб'ютори та торговельні посередники, для отримання цифрових активів.
• Клієнти можуть увійти на свою сторінку для швидкого огляду проектів, елементів і статусів товарів.
• Все, що потрібно, це кілька кліків, щоб завантажити готові до Інтернету активи. 
• Пряма інтеграція з експортними каналами електронної комерції, веб-сайтами та додатками дозволяє негайно публікувати на схвалення.
• Усі елементи мають формат, придатний для читання комп'ютером, з підтримкою форматів JSON та XML, доступних на рівні проекту, організації або клієнта.
• Користувачі можуть встановлювати такі властивості елемента, як Ім'я, ID, SKU, Стан, Часова позначка тощо.

Автоматизація також дозволяє автоматично форматувати відповідно до індивідуального профілю кожного клієнта. Мета полягає в тому, щоб спростити отримання цифрових активів для всіх відповідних клієнтів, задовольняючи при цьому унікальні вимоги кожного з них.

‍

‍

7 - Час виходу продукту на ринок занадто повільний

Чим довше потрібен вміст продукту, щоб вийти на ринок, тим довше активи потрібні для створення вартості. Розглянемо типові етапи виробництва, які йдуть на отримання контенту до споживача. 

• Бізнес визначає сферу виробництва контенту, від якої продукції до видів носіїв.
• Студія виробляє цифрові активи.
• Студія публікує активи в системі DAM для огляду та QA.
• Керівник проекту затверджує цифрові активи, або відправляє їх на додаткову ретуш (іноді на аутсорсинг талантів).
• Компанія публікує готові до веб-сторінок активи у внутрішній системі (наприклад, на сторінці продукту або в стрічці електронної комерції).
• Цифрові активи виходять на канали дистриб'ютора або торговельного посередника.

Якщо кожен етап виробництва розподілений на кілька систем, а також внутрішні та зовнішні людські ресурси, це стає дорогим. Тим більше, коли ви використовуєте інструменти, відключені від ваших робочих процесів, і практично без автоматизації.

‍

Як програмне забезпечення DAM може різко скоротити час виходу на ринок 

На додаток до автоматизованого форматування та доставки файлів, рішення PhotoRobot DAM може скоротити час виходу на ринок кількома способами.

• DAM є невід'ємною частиною програмного забезпечення робочого процесу PhotoRobot, тобто користувачі можуть централізувати дані про цифрові активи, виробництво та прогрес. 
• Сторінки фотографів забезпечують легкий доступ до призначень, пошуку та навігації, а також статусів елементів для передачі робочих процесів та виробництва.
• Інтегровані процеси затвердження в рамках програми роблять QA можливим для внутрішніх і зовнішніх членів команди або клієнтів.
• Повнотекстовий пошук дозволяє здійснювати навігацію між проектами, елементами, папками, клієнтами та користувачами, з умовними пошуковими запитами для елементів і статусів елементів.
• Масовий експорт зображень доступний у програмі або через окрему утиліту експорту. Це дозволяє користувачам та клієнтам отримувати зображення в необхідній якості, структурі імені файлу, форматі та роздільній здатності в один клік.

У сукупності ці особливості допомагають централізувати всі етапи виробництва. Вони призводять до менших затримок і меншого переміщення активів між системами або ресурсами. Зрештою, це означає значне скорочення часу виходу на ринок, а отже, більше контенту в руках споживачів.

‍

‍

‍

8 - Важко стандартизувати метадані та керувати ними

Коли активи розподілені між кількома системами, ще однією проблемою, з якою стикаються постачальники, є стандартизація та управління метаданими. Прикладом цього є прикріплення метаданих до файлу з інформацією про продукт, як-от його опис, вага або розміри. Це може бути дата власності, інформаційні теги або текст заміщення зображення для публікації в Інтернеті.

Додаючи метадані до медіафайлу, вони стають придатними для індексації, пошуку та більш керованими. Однак для цього часто потрібно багато ручного введення. Тоді, коли все більше і більше засобів масової інформації для управління, впровадження стандартів на кількох платформах стає все більш складним.

Уявіть, що ви намагаєтеся стандартизувати метадані в 1000+ продуктах, кожен з яких має власний портфель цифрових активів. Деякі з них містять маркетингові ракурси, крупні плани та детальні знімки. Інші можуть включати 360-обертову, відео- або 3D-модель. Швидке та економічне прикріплення метаданих до всіх цих активів неможливе без допомоги програмного забезпечення DAM.

‍

Як програмне забезпечення DAM спрощує керування метаданими

Ефективне програмне забезпечення DAM автоматизує багато етапів стандартизації метаданих. Візьмемо, наприклад, як PhotoRobot інтегрував CubiScan в робочі процеси та управління цифровими активами. CubiScan дозволяє нам отримати точні ваги, вимірювання та розміри продуктів, перш ніж ми почнемо фотозйомку. Цю інформацію ми можемо зберігати в базі даних, як тільки запишемо її. 

Крім цього. Система DAM PhotoRobot надає кілька рішень для управління метаданими. 

• Програмне забезпечення може надавати віддалений доступ (у будь-який час і в будь-якому місці) для управління метаданими в центральному сховищі цифрових активів.
• Користувачі просто надають облікові дані для входу внутрішнім членам команди або зовнішній стороні для введення або зміни даних.
• Налаштування дозволяють користувачам створювати і зберігати автоматизовані параметри для різних категорій продуктів, проектів, клієнтів або організацій.
• Автоматизація дозволяє автоматично називати файли. 
• Користувачі можуть імпортувати будь-який тип даних за допомогою інструмента імпорту CSV або викликавши API. 
• Система дозволяє імпортувати дані про товари, описи, настроювані структури з тегами стовпців, а також підтримку різних властивостей.

‍

‍

‍

‍

9 - Забезпечення якості відсутнє або повністю відсутнє

З часом цифрові активи можуть перебувати в все більшій кількості систем, що ускладнює або повністю пропускає гарантію якості. Це ще більше актуально при роботі з різними відділами, постачальниками, дистриб'юторами або перекупниками.

Деякі зображення є в каталогах. Інші беруть участь в маркетингових акціях, роздають торговельним посередникам або в різних ініціативах з продажу. Тим не менш, вам потрібно, щоб кожен з них представляв бренд таким, яким він є сьогодні, і з його найкращими фотографіями вперед. 

Без централізованої системи це може стати неможливим. Просто нелегко контролювати та забезпечувати найвищу якість ваших цифрових активів у всіх каналах, які вони з'являються. Високоякісні маркетингові знімки в кінцевому підсумку змішуються з менш якісним вмістом продукту. І, врешті-решт, відсутність послідовності робить бізнес непрофесійним. Що ще гірше, це не добре для продажів.

‍

Як програмне забезпечення DAM забезпечує вільну та ефективну співпрацю

DAM в PhotoRobot програмному забезпеченні допомагає командам краще контролювати та забезпечувати дотримання процесів забезпечення якості, як внутрішніх, так і аутсорсингових. Це завдяки широкому спектру функцій спільного використання проектів та схвалення клієнтів. 

• PhotoRobot програмне забезпечення дозволяє легко ділитися проектами з клієнтами або надавати проекту доступ до зовнішніх ретушерів.
• Засоби навігації дозволяють швидко переглядати між елементами, а також звіти з детальною інформацією та статистикою по папках або вибраних фотографіях.
• Користувачі можуть прикріплювати інструкції у вигляді коментарів до окремих цифрових активів або цілих папок.
• Інтерфейс користувача об'єднує хмарну частину програми з локальним додатком. Це означає, що всі деталі, які ви прикріплюєте локально, відразу видно в хмарі, і навпаки. 
• Користувачі можуть ввести коментар і вказати, для кого він буде видимий.
• Теги дозволяють користувачам сповіщати одержувачів про нові коментарі, а також позначати коментарі, готові до дії, вирішені або завершені.
• Стани робочого циклу повідомляють про перебіг виконання, а стани ретушера позначають елементи, готові до ретушування або завершення. 
• Клієнти можуть схвалювати або відхиляти «Перевірену» роботу одним клацанням миші. Вони також можуть прикріпити зворотний зв'язок або інструкції, якщо необхідна додаткова ретуш.

‍

‍

‍

10 - Дублікати цифрових активів знаходяться в різних системах

Ще одним ускладненням при роботі з цифровими активами з плином часу є робота з дублікатами в різних системах. Дублювання виникають при форматуванні носія для задоволення різних вимог клієнта (тип файлу, якість, роздільна здатність тощо). 

У свою чергу, збільшуються вимоги до зберігання і витрати на зберігання. Дублікати також ускладнюють індексацію та пошук вмісту, а отже, однаково ускладнюють керування. З 1000-ми активами це може бути дорогим, трудомістким процесом, принаймні.

‍

Як PhotoRobot зменшує потребу в дублюванні вмісту

Завдяки інтеграції PhotoRobot DAM можна повністю виключити необхідність дублювання вмісту. Користувачі також мають доступ до всіх цифрових активів, від оригінальних файлів до кінцевих виходів для різних клієнтських мереж.

• Пряма інтеграція DAM з робочим процесом негайно створює резервні копії при захопленні зображень і завантажує оригінальні файли в хмарне сховище.
• Усі файли віддалено доступні всім користувачам у будь-який час
• Користувачі можуть автоматизувати форматування, а також постобробку специфікацій клієнта.
• Немає необхідності в дублікатах файлів з масштабуванням зображень в режимі реального часу і підтримкою форматів зображень JPEG & WebP.
• Хмарна глобальна мережа доставки вмісту (CDN) забезпечує швидке завантаження та ідеальну роздільну здатність пікселів на будь-якому пристрої.
• Необмежена кількість переглядів та передача даних не означає жодних додаткових витрат. Користувачі платять лише за сховище даних, яке вони використовують.

‍

‍

Чи є PhotoRobot рішенням DAM для мого бізнесу?

PhotoRobot інтегрує управління цифровими активами з обладнанням для студійної фотографії, технологією автоматизації та програмним забезпеченням робочого процесу. Через це ми знаємо, що PhotoRobot підійде не для кожного бізнесу. Програмне забезпечення з'єднує всі етапи виробництва і є рушійною силою нашого автоматизованого обладнання для фотозйомки продукції. 

Він не інтегрується і ніколи не буде інтегруватися з іншими виробниками обладнання, а також не буде функціонувати наше обладнання з іншими системами управління. Таким чином, PhotoRobot призначений для бізнесу, який шукає комплексне студійне рішення. Ми виробляємо різні за розміром 360 вертушок, кронштейни роботів, багаторукі системи та багато іншого – кожна з програмним забезпеченням, автоматизацією робочих процесів. 

Цікаво дізнатися більше про те, що PhotoRobot можете зробити для вашого бізнесу? Подумайте про те, щоб забронювати демо-версію сьогодні. Ми візьмемо вашу лінійку продуктів і створимо індивідуальну конфігурацію студії відповідно до ваших конкретних вимог, від виробництва до управління цифровими активами.